Auftragsverwaltung
von der Anfrage bis zur Zahlungsverbuchung, keine manuelle Übertragung, alles ist miteinander verbunden.
Verbinden Sie Ihre Aufträge z.B. mit dem Projektmanagement oder dem Artikelstamm.
Nutzen Sie die automatische Preisfindung oder individuelle Steuerung.
Mit der Nachkalkulation überprüfen Sie Ihren Erfolg.- Angebote
- Aufträge
- Lieferungen
- Rechnungen
- Wiedervorlagen
- Abonements
- Teil- und Sammelrechnungen
- automatische Buchung
- Rechnungslauf
- Anbindung Dokumentenmanagement
- Anbindung an Liquiditätsplanung
- Kennzahlen im Dashboard
Vorgänge
In toop wird alles rund um einen Auftrag als Vorgang zusammengefasst
Von der Anfrage über das Angebot bis hin zur Zahlungsverbuchung ist alles in einem Vorgang zusammengefasst.
Das ermöglicht den kompletten Überblick, ohne dafür andere Bereiche aufzurufen.
Alle Dokumente, ob Angebote, Rechnungen, Verträge etc. sind direkt verfügbar.
Damit ist beim Gespräch mit dem Kunden alles griffbereit.
Dashboard
Das Dashboard liefert einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen über die Umsatzentwicklung und die Aufträge, die noch in der Pipeline sind.
Die Liste der kürzlich verwendeten Aufträge ermöglicht einen schnellen Zugriff mit nur einem Klick.
Dashboard
Abo und Wartung
Wiederkehrende Aufträge werden in toop über die Abo-Funktion abgebildet
Ob Zeitschriften-Abo oder Software-Wartungsvertrag, mit dieser Funktion lassen sich wiederkehrende Aufträge abbilden.
Dabei sind automatische Preisanpassungen in den Perioden möglich.
Es stehen prozentuale und fixe Steigerungsraten zur Verfügung, wie auch Anpassungen an den aktuellen Artikelpreis.
Die manuelle Übersteuerung des automatisch gesetzten Preises ist ohnehin jederzeit möglich.
Die periodische Preisanpassung kann auch von der periodischen Abrechnung abweichen. So können Quartalsrechnungen erstellt werden, aber nur einmal im Jahr eine Preisanpassung vorgenommen werden.
Besonderheit
Nicht alle Auftragspositionen müssen periodisch abgerechnet werden. Es besteht die Möglichkeit, in einer Periode zusätzliche Positionen abzurechnen, oder mehrere Perioden in einem Auftrag mit verschiedenen Positionen zu verwenden.
Periodische Aufträge
Lieferungen und Rechnungen
Flexibel in der Auftragsabwicklung durch flexible Lieferung und Rechnungstellung.
Nicht jeder Auftrag in jeder Branche benötigt einen Lieferschein, daher können Rechnungen auch ohne zuvor erfasste Lieferung erstellt werden.
Werden Lieferungen hinterlegt, können dies auch Teil-Lieferungen sein. Bei folgender Rechnungstellung werden die Position in der gelieferten Menge berechnet.
Natürlich kann in jedem einzelnen Schritt manuell eingegriffen werden und beispielsweise schon bei der ersten Teillieferung die komplette Rechnung gestellt werden.
Rechnungen
toop bietet viele Möglichkeiten zur Rechnungstellung.
Teilrechnungen, indem einzelne Positionen nicht, oder nur anteilig berechnet werden.
Bei weiteren Teilrechnungen werden entsprechend nur die Positionen aufgeführt, die bisher noch nicht vollständig abgerechnet sind.
Bei Abschlagsrechnungen kann ebenfalls individuell bestimmt werden, welche Positionen in welcher Menge berechnet werden sollen.
Hier kommt aber mit der Endrechnung eine Auflistung der Abschläge hinzu.
Auftragspositionen
Jeder Aufrag benötigt zur Abrechnung mindestens eine Position.
Dabei kann Bezug auf den Artikelstamm oder das Projektmanagement oder andere Bereiche in toop genommen werden.
Positionen können aber auch ohne jeden Bezug direkt erfasst werden.
Die automatische Preisfindung berücksichtigt Staffelpreise und Rabattgruppen aus den jeweiligen Preislisten.
Es ist möglich, neben der Standard-Preisliste auch individuelle Preislisten, die z.B. eine individuelle Preisliste für einen einzelnen Kunden zu verwenden.
Ist ein Artikel nicht in der individuelle Preisliste, wird automatisch die gültigen Standardpreisliste verwendet.
Zudem ist es möglich, vereinbarte Abrufmengen mit einem Kunden zu vereinbaren und zu definieren, was bei Unter- oder Überabnahme passieren soll,
z.B. eine Nachberechnung oder Nachvergütung.
Auftragsposition erfassen
weitere Funktionalitäten
Die Kategorisierung einzelner Positionen kann für den speziellen Ausweis auf Rechnungen verwendet werden, z.B. Lohnkosten, Materialkosten etc.
Es ist prinzipiell möglich, individuelle Anpassungen vorzunehmen, z.B. die automatische Preisfindung zu übersteuern.
Es gibt viele weitere Möglichkeiten, wie das Erstellen von Wiedervorlagen für z.B. das Nachhalten von Angeboten, die Verwendung von Baugruppen (Set-Artikel), sichtbare und unsichtbare Rabatte, positionsabhängige Skontogewährung etc.
Definierbare Standardtexte im Kopf- und Fußbereich von z.B. Rechnungen und Angeboten geben die standardisierte Form für bestimmte Vorgangsarten.
Die Zeiterfassung zum Vorgang kann als Vorlage für die Abrechnung verwendet werden, oder einfach nur als Grundlage für die Nachkalkulation.
Dabei ist es möglich, den tatsächlichen Zeitbedarf vom abrechenbaren zu differenzieren.
Formulardruck für die interne und externe Verwendung und viele weitere Funktionalitäten erleichtern die Arbeit und reduzieren Fehler.
Buchen Sie ein unverbindliches
und kostenloses Erstgespräch.
Jedes Unternehmen hat spezielle Anforderungen,
unser Anspruch ist, diese Anforderungen zu erfüllen.
