Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement
Finden, statt suchen
Das Dokumentenmanagement ist ein hilfreiches Modul, um den Arbeitsalltag effizienter zu machen.
Dabei geht es nicht darum, das Papier abzuschaffen, sondern vielmehr, die Unterlagen schneller zu finden.
Wie kommen die Dokumente in das System?
Viele Dokumente erhält man heute bereits per Mail oder lädt Sie aus einem Web-Portal herunter, für papierhafte Belege wird ein Scanner benötigt, der in den meisten Unternehmen z.B. als Mutlifunktionsdrucker mit Scan-Einrichtung zur Verfügung steht.
Liegen die Dokumente dann digital vor, lassen sie sich direkt in das DMS hochladen. Eine Alternative für das manuelle Hochladen stellt das Hochladen per sftp dar. Hier kann der Scanner das Dokument direkt an das System schicken oder Sie legen das Dokument ein ein spezielles Verzeichnis, das durch einen Hintergrunddienst die Dokumente in das System lädt.
Dokumente, die aus toop heraus erzeugt werden, sind automatisch im DMS.
Der Paginierstempel
Wenn Sie papierhafte Belege verarbeiten und diese auch ablegen, hat es sich bewährt, die Dokumente vor dem Scan mit einem Paginierstempel zu stempeln.
Die vergebene Nummer lässt sich im DMS als externe Referenz speichern, eine Beziehung zwischen Papier und digitalem Dokument ist gegeben.
Außerdem kann im DMS der Ablageort hinterlegen, sodass von beiden Seiten das jeweilige Dokument schnell aufgefunden wird.
Wozu? Ich habe doch den Ordner
Unsere Erfahrung ist, dass häufig nur eine kleine Information benötigt wird, die dann schnell zur Hand ist.
Es kommt aber auch vor, dass wir Dokumente weiterleiten müssen, z.B. Belege für das Finanzamt, eine Kopie für den Chef, ...
Das geht digital viel effiziente und spätestens an dieser Stelle kann man auch Papier sparen.
Für uns ist das DMS ein sehr wichtiges Werkzeug geworden. Es erleichtert uns die Eingangsrechnungsverarbeitung, weil alle relevanten Informationen dann bereits zur Verbuchung bereitstehen, es beschleunigt unseren Entwicklungsprozess, weil alle Unterlagen zu einem Projekt schnell aufrufbar sind und nicht zuletzt stellen wir unsere Belege für das Finanzamt auf diese Weise schnell zusammen und verschicken diese dann online.
Automatische Bereinigung
Für die verschiedenen Dokumentenarten gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Das bedeutet für uns, dass wir im Januar die entsprechenden Ordner vernichten um Platz für das neue Jahr zu machen.
Im DMS müsste man das nicht machen, aber natürlich geht das auch hier.
Ist das Löschdatum bei einem Dokument angegeben, wird es automatisch bei Erreichen gelöscht.
Automatisierte Zuordnung
Hilfreiches für die intensive Nutzung
Die Verwendung des DMS beim Finden der Dokumente ist schnell und einfach.
Der aufwändige Teil ist die manuelle Arbeit, die man hat, um ein Dokument in das System zu bringen und richtig zuzuordnen.
Den Aufwand für das Scannen können wir Ihnen leider nicht abnehmen, wohl aber die Zuordnung.
Durch das Hinterlegen von Zuordnungsregeln, das Erkennen also von Dokumentenarten und den richtigen Kunden, Lieferanten etc. ermöglicht es, die Zuordnung zu automatisieren.
Papeirhafte Dokumente werden vorab automatisch über eine OCR, also eine Wandlung vom Bild in Text in ein maschinene lesbares Format gebracht. Bei bereits digital verwendbaren Dokumenten entfällt der Schritt.
Anschließend werden die aufbereiteten Dokumente durch die Zuordnungsregeln verarbeitet. Nun kann man entscheiden, ob zugeordnete Dokumente automatisch weiteren Prozessen zugeführt werden sollen, oder diese zur Kontrolle noch einmal vorgelegt werden.
